De AVG van onze stichting :
Stichting Veteranen Capelle aan den IJssel
(Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer)
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Veteranen Capelle aan den IJssel,
hierna te noemen Stichting Veteranen, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
- Het bestuur zijn de mensen die daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van
Koophandel. - Leden, zijn alle vrijwilligers zoals, bestuursleden, leden van Raad van Advies, gastheren
en gastvrouwen en overige vrijwilligers van de stichting. - Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, emailadres,
en telefoonnummer. - Onder stichting wordt verstaan de stichting zoals omschreven in de Statuten.
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier als vrijwilliger bij Stichting Veteranen.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge de Statuten van
Stichting Veteranen. - Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal de tijdsduur dat men vrijwilliger is bij Stichting
Veteranen.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door het secretariaat van Stichting
Veteranen. Hij/zij heeft daartoe een bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.
In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen plannen van de inzet van de vrijwilligers, het emailadres
voor correspondentie, het telefoonnummer voor onderling afspraken te kunnen maken en
het eventueel afleggen van huisbezoeken bij bijzondere gelegenheden. Van dit bestand wordt
steeds een back-up gemaakt in de Cloud, welke is gekoppeld aan de computer.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden. Wel aan de vrijwilligers zodat zij contact
met elkaar kunnen opnemen wanneer dit van toepassing is; bijvoorbeeld ziekte, vakantie etc.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden. De persoonsgegevens zullen nooit
op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
Wat zijn uw rechten
U heeft het recht Stichting Veteranen te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt.
Stichting Veteranen zal op dit verzoek (schriftelijk/e-mail) binnen vier weken reageren.
Vervolgens kunt u Stichting Veteranen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren. Zodra de vrijwilligers stopt, zullen de persoonsgegevens worden verwijderd uit het systeem van het secretariaat. Uitzondering hierop zijn de gegevens van gastheren en gastvrouwen, deze gegevens worden na een kalender jaar verwijderd.
Elke vrijwilliger heeft het recht om zijn persoonsgegevens te laten verwijderen.
Inschrijfformulier:
Indien iemand vrijwilliger wil worden bij Stichting Veteranen zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier
moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid van Stichting Veteranen.
Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt indien
hij/zij dat wenst.
Aanmeldformulier, niet zijnde vrijwilligers, bij speciale activiteiten:
Voor deelname aan activiteiten van Stichting Veteranen, dient men zich op te geven met naam,
voornaam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie zal alleen worden gebruikt voor het
speciale evenement. Na de activiteit wordt het nog niet bekende mailadres toegevoegd aan de
aanwezige lijst voor de toezending van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Deze mailadressen zullen nooit aan derden verstrekt worden.
Nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven worden naar iedereen gestuurd die kenbaar heeft gemaakt deze te willen
ontvangen via zijn e-mailadres. Indien men de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen dient men
dit via e-mail kenbaar te maken en worden uw gegevens (naam en e-mailadres) binnen 4 weken
verwijderd uit ons bestaand.
Foto’s en video’s:
Bij activiteiten georganiseerd door Stichting Veteranen, kunnen foto’s of video opnames worden
gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de
nieuwsbrief, website of een presentatie bij een van de activiteiten van Stichting Veteranen.
Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie,
zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen.
Privacy beleid Stichting Veteranen:
Indien nodig, maar jaarlijks in de vergadering van December zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid door
het bestuur.
Is Stichting Veteranen voor andere websites verantwoordelijk via onder
andere de advertenties?
De website van Stichting Veteranen kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink,
banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van
Stichting Veteranen. Dit betekent niet automatisch dat Stichting Veteranen verbonden is aan deze
andere sites of de eigenaren daarvan. Stichting Veteranen is dan ook niet verantwoordelijk voor de
naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Datalek:
Bij een eventuele datalek. Zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na
constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van
rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [Art.
33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal het secretariaat daarvan een
registratie bijhouden.
Stichting Veteranen zal op termijn naast deze regels nog een apart protocol ontwikkelen hoe men
dient om te gaan met datalek. Dit met name voor de bestuurders die omgaan met de
persoonsgegevens van de vereniging.
Functionaris gegevensbescherming:
Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig
hiermee worden belast.
Dit document heet “privacy Reglement Stichting Veteranen” en is
vastgesteld op 01 januari 2019.
Capelle aan den IJssel, 01 januari 2019